Betriebsinhaber, die einen Notfallordner angelegt haben, sind für den Ernstfall gewappnet. Denn in dieser Mappe findet die Vertretung alles Notwendige, um den Arbeitsablauf organisieren zu können. Doch was gehört eigentlich alles in einen Notfallordner? Wie sollte er strukturiert sein? Und wo ist der beste Ort für die Aufbewahrung? Diese und weitere Fragen beantworten wir in diesem Leitfaden.
Das spricht dafür
Warum sollte man sich die Mühe machen, einen Notfallordner anzulegen? Weil Vorsorge für den Ernstfall gute betriebliche Praxis ist. Alle wichtigen Informationen und Dokumente an einem Ort zu haben, ermöglicht schnellen Zugriff in kritischen Situationen.
Aufbau, Ablage und (elektronisches) Duplikat
Für die Ablage der Unterlagen empfiehlt es sich, eine auf den ersten Blick nachvollziehbare Struktur zu schaffen und Duplikate an verschiedenen Orten aufzubewahren, idealerweise in einem feuerfesten Tresor. Eine Struktur könnte beispielsweise folgendermaßen aussehen:
- Notfallpläne: Rettungswege, Feuerlöschpläne, Sicherheitsvorschriften
- Kontakt Vertrauensperson / Stellvertreter
- Weitere Kontakte: Lieferanten, Vertragspartner, Risikoberater Gartenbau-Versicherung
- Unternehmensdaten, Rechtsform, Niederlassungen
- Verträge, Vollmachten
- Versicherungsdokumente
- Finanzdokumente
- Bankverbindungen und Vollmachten
- Verbindlichkeiten, Darlehn
- Kunden und Lieferanten
- Passwörter, Zugangsdaten
- Technische Dokumentationen
Die Digitalisierung kann eine zusätzliche Unterstützung bieten. Als Mitglied der Gartenbau-Versicherung haben Sie die Möglichkeit, Ihre Versicherungsunterlagen im Mitgliederportal einzusehen und Schäden direkt zu melden. Zudem finden Sie darin weiterführende Informationen sowie die Kontakte zu Ihrem Risikoberater.
Zugänglich aufbewahren und aktuell halten
Bewahren Sie den Ordner so auf, dass er leicht zugänglich ist, damit im Notfall schnell darauf zugegriffen werden kann. Enge Mitarbeitende sowie nahe Angehörige sollten über den jeweiligen Ablageort informiert werden. Halten Sie die Unterlagen stets auf aktuellem Stand: Prüfen Sie die Angaben im Ordner mindestens einmal im Jahr. Und aktualisieren Sie die Unterlagen bei Bedarf entsprechend.
Fazit
Ein Notfallordner ist ein unverzichtbares Instrument für Betriebsinhaber, um sich gegen unvorhergesehene Ereignisse abzusichern. Indem alle wichtigen Dokumente und Informationen an einem zugänglichen Ort gebündelt werden, können Vertretungen im Ernstfall den Betriebsablauf reibungslos fortführen. Die sorgfältige Zusammenstellung, klare Strukturierung und regelmäßige Aktualisierung dieses Ordners sind entscheidend, um im Notfall effektiv handeln zu können. Durch die Kombination aus physischen und digitalen Kopien sowie einer klaren Kommunikation über den Standort des Ordners wird die Effizienz dieses Sicherheitsmechanismus weiter erhöht. Letztlich ist die Investition in einen Notfall-Ordner ein Akt der Vorsorge, der Betriebsinhabern und ihren Mitarbeitenden in Krisenzeiten Sicherheit und Orientierung bietet.
Im Fall der Fälle ist unser Risikoberater für Sie vor Ort.
Sie finden Ihren Ansprechpartner unter https://gartenbau-versicherung.de/kontakt/#partner
Text: Christine Schonschek, Kathrin Schieferstein
Foto: Freepik
